Se sei un Freelance, potrebbe capitarti di dover viaggiare e mangiare fuori casa per motivi di lavoro.
Le spese sostenute per le trasferte, i pernottamenti ed i pasti, che siano in Italia o all’Estero, possono essere “scaricate” dal Reddito Imponibile, al rispetto di determinate condizioni.
In questo articolo passiamo in rassegna le modalità di deduzione di tali costi e i relativi requisiti da rispettare.
Requisito Soggettivo
La prima domanda a cui rispondere è:
Chi sono i Freelance che possono “scaricare” le spese sostenute per alberghi e ristoranti?
Il Requisito Soggettivo per poter portare in deduzione tali costi è quello di avere una Partita IVA in Regime Ordinario o in Regime Ordinario Semplificato.
Di conseguenza, per i Forfettari non è possibile dedurre i costi relativi ad alberghi e ristoranti.
Requisito Oggettivo
Una volta rispettato il Requisiti Soggettivo, il Freelance che intende dedurre i costi di alberghi e ristoranti deve conformarsi anche al Requisito Oggettivo.
In cosa consiste il Requisito Oggettivo?
Le spese relative ad alberghi e ristoranti, per poter essere dedotte dal Reddito Imponibile, devono essere inerenti all’attività di business del Freelance.
In altre parole, non si possono portare in deduzione i costi relativi alle spese personali, ma solo quelli collegati alla propria attività di Lavoratore Autonomo.
Di conseguenza, se ad esempio sostieni dei costi di alberghi e ristoranti per un weekend con la tua famiglia, o per una cena tra amici, non potrai “scaricare” tali costi.
Di contropartita, se pernotti per 3 notti in albergo per svolgere un lavoro per un Cliente o se paghi una cena con il tuo Consulente Fiscale, sia in Italia che all’Estero, potrai farti emettere fattura e dedurre il relativo Costo dal Reddito Imponibile.
Quale importo puoi dedurre?
Le spese “business related” sostenute dai Freelance per alberghi e ristoranti sono deducibili al 75%.
L’importo totale che puoi dedurre ogni anno per spese di alberghi e ristoranti non può superare il 2% dei compensi percepiti nel corso di ciascun anno.
Facciamo un esempio:
Un Consulente di Marketing fattura €30.000 nel corso del 2024.
Nello stesso anno, sostiene le seguenti spese relative alla propria attività per alberghi e ristoranti:
- Alberghi (Italia): €1.500
- Alberghi (Estero): €2.000
- Ristoranti (Italia): €900
- Ristoranti (Estero): €1.000
Il totale delle spese sostenute tra Italia ed Estero è di €3.600
Innanzitutto, per poter dedurre i Costi, il Consulente di Marketing deve richiedere l’emissione della Fattura ai relativi alberghi e ristoranti.
In particolare, gli alberghi ed i ristoranti in Italia dovranno emettere una Fattura Elettronica, che sarà visibile sul portale “Fatture e Corrispettivi” sul sito web dell’Agenzia delle Entrate.
Gli alberghi ed i ristoranti esteri, invece, emetteranno una semplice Fattura Cartacea o Ricevuta, la quale deve riportare le seguenti informazioni:
- Dati del fornitore (Ragione Sociale o Nome e Cognome, Indirizzo ed eventuale Nr. di Partita IVA)
- Dati del cliente (Nome e Cognome, Indirizzo, Nr. di Partita IVA)
- Numero della Fattura o della Ricevuta
- Descrizione della fornitura
Una volta ricevute tutte le Fatture e tutte le Ricevute, il Consulente di Marketing potrà dedurre i Costi come segue:
Costi totali sostenuti per alberghi e ristoranti: €3.600
Costi deducibili (75%): €2.700
Tuttavia, il totale dei costi deducibili per alberghi e ristoranti non può superare il 2% dei compensi percepiti nel corso del 2024. Quindi:
Totale costi deducibili nel 2024: €30.000 (compensi percepiti) * 2% = €600
Concludendo, in fase di Dichiarazione dei Redditi per l’anno fiscale 2024 il Consulente di Marketing potrà dedurre solo €600 (e non €2.700) di costi sostenuti per alberghi e ristoranti.
Esiste un metodo per dedurre tutte le spese per alberghi e ristoranti?
Come detto in precedenza, le spese sostenute dal Freelance per alberghi e ristoranti sono deducibili al 75%, per un importo massimo di deduzione pari al 2% dei compensi percepiti nel corso dell’anno.
Tuttavia, per massimizzare l’efficienza fiscale relativa alla spese sostenute per alberghi e ristoranti, si può utilizzare il metodo dei Rimborsi Spesa.
Vediamo come funziona:
I Rimborsi Spesa
Il meccanismo dei Rimborsi Spesa prevede che il Freelance sostenga le spese per alberghi e ristoranti pagando di tasca propria e le riaddebiti in Fattura al cliente.
La procedura dei Rimborsi Spesa è la seguente:
- Il Freelance paga le spese per alberghi e ristoranti
- La documentazione fiscale di tali spese (Fatture e/o Ricevute) è intestata direttamente al Freelance
- Il Freelance inserisce in Fattura al cliente le spese (anticipate) per alberghi e ristoranti;
- Il Freelance dovrà pagare le Imposte ed i Contributi anche sulle somme ricevute come rimborso spesa.
Per quanto riguarda la deducibilità dei costi sostenuti dal Freelance, le alternative applicabili sono 2: il Rimborso Spesa Forfettario ed il Rimborso Spesa Analitico.
Vediamoli nel dettaglio:
Rimborso Spesa Forfettario
Se si opta per il Rimborso Spesa Forfettario, le spese sono deducibili per il Freelance nel limite del 75%, per un importo non superiore al 2% dell’ammontare dei compensi percepiti nell’anno.
Il Rimborso Spesa Forfettario non richiede la presentazione al cliente di alcun tipo di documentazione fiscale, quali Fatture e/o Ricevute, le quali andranno semplicemente conservate.
Rimborso Spesa Analitico
Se invece si opta per il Rimborso Spesa Analitico, le spese sostenute dal Freelance per alberghi e ristoranti ed addebitato in Fattura al cliente sono integralmente deducibili, ovvero deducibili al 100%.
Ricorda:
Sia con il Rimborso Spesa Forfettario che con quello Analitico, le spese rimborsate dal cliente costituiscono un compenso vero e proprio per il Freelance, e quindi prevedono l’eventuale calcolo della ritenuta d’acconto, sono soggette alla rivalsa previdenziale e sono imponibili ai fini IVA.
Consiglio: Cosa conviene fare?
La soluzione universale non esiste.
O meglio,
non esiste una soluzione che sia conveniente per tutti i Freelance.
In linea generale, le alternative a tua disposizione sono 3:
- Sostieni Personalmente le spese per Alberghi e Ristoranti senza riaddebitarle a nessun cliente
- Sostieni Personalmente le spese per Alberghi e Ristoranti e le riaddebiti in Fattura al cliente con il metodo del Rimborso Spesa Forfettario
- Sostieni Personalmente le spese per Alberghi e Ristoranti e le riaddebiti in Fattura al cliente con il metodo del Rimborso Spesa Analitico
Se hai uno o più clienti che sono disposti a pagarti alberghi e ristoranti per eventuali trasferte, allora conviene optare per il Rimborso Spesa Analitico, che ti permette di dedurre il 100% del costo da te sostenuto (e poi rimborsato dal cliente) per alberghi e ristoranti.
Se invece sostieni spese per alberghi e ristoranti che sono relative alla tua attività di Business ma non sono a carico del cliente, non hai altra scelta che sostenere personalmente tali spese e non riaddebitarle a nessun cliente in Fattura.
In questo modo, potrai dedurre solo il 75% del costo sostenuto, per un importo non superiore al 2% dell’ammontare dei compensi percepiti nell’anno.
Per qualsiasi dubbio o chiarimento sulle Spese per Alberghi e Ristoranti, contatta il nostro Team.
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