Nel fantastico mondo del Freelancing non esiste un modo giusto o sbagliato di rapportarsi ai clienti.
Ogni professionista adotta il proprio metodo di comunicazione e gestione dei pagamenti, perfezionandolo col tempo ed aggiustando il tiro ad ogni errore commesso.
Tuttavia, mi sento di consigliarti una metodologia che cerco di trasmettere continuamente ai lavoratori autonomi che svolgono prestazioni di servizi: l’educazione dei Clienti alla Pro-Forma.
Ma partiamo dal principio:
Cos’è la Pro-Forma?
La Pro-Forma è un documento che non ha alcuna valenza fiscale.
Si configura come un semplice “foglio”, solitamente in formato .pdf, che il Professionista invia al Cliente per ricevere il pagamento di una prestazione.
A prima vista, la Pro-Forma somiglia molto ad una Fattura.
Questo perchè la Pro-Forma contiene molte delle informazioni che normalmente si leggono in una Fattura Fiscale, tra cui:
- Ragione Sociale / Nome e Cognome del Freelance
- Indirizzo
- Partita IVA
- Dati del Cliente
- Descrizione della prestazione
- Modalità di pagamento
Questo è un template generico di Pro-Forma:
La dicitura da riportare in calce:
“Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).“
La differenza sostanziale tra la Pro-Forma e la Fattura sta nella valenza fiscale.
Mentre la Pro-Forma non rappresenta in alcun modo un documento fiscale, nè fa scattare l’obbligo del cliente a pagare, la Fattura invece ha piena valenza ai fini fiscali e certifica la transazione economica a cui si riferisce.
Quando si emette una Pro-Forma?
La Pro-Forma va emessa prima della Fattura.
Normalmente, si utilizza per comunicare formalmente al cliente il tipo di prestazione che si è svolta (o che si svolgerà) e l’ammontare esatto da corrispondere al Freelance.
In questo modo, il cliente può prendere visione in anticipo di tutte le informazioni utili in relazione a ciò che sta acquistando e pagando.
In un mondo ideale, una volta ricevuta la Pro-Forma, il cliente dovrebbe procedere immediatamente al pagamento del corrispettivo.
Lo Step Plan perfetto sarebbe:
- Freelance: Emissione della Pro-Forma
- Cliente: Pagamento del Corrispettivo
- Freelance: Emissione della Fattura
La prestazione professionale può essere eseguita dal Freelance in qualunque fase dello Step Plan, l’importante è che le tempistiche siano concordate preventivamente con il Cliente.
Ad esempio, il Freelance può svolgere la prestazione prima dell’emissione della Pro-Forma (Punto 1), oppure dopo l’emissione della Fattura (Punto 3).
Come si emette una Pro-Forma?
A differenza della Fattura Elettronica, che per essere formalmente emessa e per avere piena valenza fiscale deve essere trasmessa telematicamente al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, la Pro-Forma va semplicemente compilata ed inviata al Cliente.
Puoi scegliere il mezzo di comunicazione per preferisci: e-mail, WhatsApp, Telegram, piccione viaggiatore, ecc.
L’importante è che il cliente prenda visione della tua Pro-Forma e, ovviamente, proceda al pagamento di quanto pattuito.
Che significa “Educare i Clienti alla Pro-Forma”?
A questo punto, entriamo nel vivo del discorso.
Per il Freelance, l’emissione della Pro-Forma è sicuramente un processo più “soft” rispetto all’emissione della Fattura vera e propria.
Questo perchè gli importi contenuti nella Fattura rientrano nel Reddito del professionista; quindi, in altre parole, sono normalmente tassabili.
La Pro-Forma, di contropartita, non genera alcun obbligo fiscale, nè per il Freelance e nè per il Cliente.
Quindi è da preferire rispetto alla Fattura, almeno finchè non si riceve il pagamento del corrispettivo sul conto corrente.
Una volta ricevuto il pagamento, il Professionista ha 12 giorni lavorativi di tempo per emettere la relativa Fattura.
In questo contesto, “educare” i clienti alla Pro-Forma significa abituarli a ricevere la Fattura Fiscale solo dopo il pagamento del Corrispettivo.
Idealmente, la Pro-Forma e il pagamento del Corrispettivo dovrebbero essere antecedenti allo svolgimento della prestazione da parte del Freelance.
Per la serie: “prima paghi e poi ricevi il mio servizio”.
E’ importante dunque impostare con i Clienti un sistema di comunicazione che preveda l’emissione della Fattura solo dopo il pagamento della prestazione.
Ti consiglio di dare un’occhiata al nostro articolo:
Ovviamente, nel mondo reale questo non è sempre possibile.
A volte il Cliente non procederà mai con il pagamento del Corrispettivo se prima non riceve una Fattura Elettronica.
Questo avviene soprattutto con le grandi aziende, che spesso hanno delle policies interne molto strette in materia di pagamenti.
In questi casi, il Freelance sarà costretto ad emettere la Fattura prima di ricevere il pagamento.
Potrà comunque cancellarla in ogni momento, utilizzando lo strumento della Nota di Credito.
Per qualsiasi dubbio o chiarimento sulla Pro-Forma, contatta il nostro Team.
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